パソコンで作成した文書を相手FAXに直接送信したり、相手FAXから送られてくる文書をパソコンで直接受信します。
ソフトウェアを使用する方法と、複合機などの機械的な機能を利用して使用する方法があります。
これにより、紙・印刷(トナー)の物理的コストを削減すると共に、FAXをFAX機から送信するという人的コスト、大量のファイリングの保存場所や手間、過去のFAXの検索などの利便性の向上などの効果が得られます。
こんなことができます：受ける場合
- FAXが送られてきた場合、FAXは紙ではなくパソコンの画面に画像として表示されます。
- 印刷が必要なものは紙に印刷することが可能です。
- いらないものはデータで削除(紙が節約できます)
- 送られてきたデータはパソコンやサーバにそれぞれ保存先を分けて保存しておけば、紙にして大量のファイリングをする必要もなく場所も取らず、検索も容易です。
こんなことができます：送る場合
- FAXを送る場合、一度印刷して紙にして送る必要はありません。
- パソコンから「印刷」ボタンでFAXを選択すると、ワード、エクセル、PDF等の印刷できるあらゆるデータを直接FAXすることができます。
- FAXしたデータはそのままパソコンに送信済みのフォルダを作成して入れておけばファイリングの必要もなく、いつでも検索可能です。
メリット
- 送付状やFAXのための紙出力がなくなりペーパーレスにつながります。
- 送受信したFAXをデータとして保管できるため、FAXの用紙の紛失がなくなり、FAXの再出力も可能です。
- ソフトウェアを使用して行う場合は、FAX機や複合機等の設置が不要です。
方法
複合機などの機械的な機能を利用する場合
必要なもの
- 複合機
複合機を使用して行う場合、複合機の機能を使用してPC-FAXを行います。
大型の業務用複合機から、低価格のインクジェット複合機までPC-FAX機能が付いているものであればすぐPC-FAX化が可能です。
ソフトウェアを使用する場合
必要なもの
- パソコン
- FAXモデム(パソコン内蔵もしくは外付)
- FAXソフト
- 電話回線
手順
- 一般のFAX機と同様、PC-FAXを行う場合でも、パソコンに電源が入っていないと送受信が出来ません。
業務終了後など、パソコンの電源を落とした場合はFAX用サーバの導入や、FAX専用機や複合機との併用で対応していただきます。
PC-FAXについては各パソコンのソフト設定、ネットワーク構築なども必要となります。
「自社に導入可能なの？」「導入費用はいくらかかるの？」など
何かご不明な点、ご要望などございましたらお気軽にお声掛けください。
